Có rất nhiều đánh giá xung quanh việc sử dụng dịch vụ Cloud trong những năm gần đây.
dịch vụ Cloud tăng hiệu quả kinh doanh, giúp giảm chi phí trên cao, cho phép các công ty linh hoạt hơn và hỗ trợ cộng tác cũng như giao tiếp. Nhưng những gì về mất dữ liệu trong dịch vụ Cloud thì sao?
Với một giải pháp dựa trên dịch vụ Cloud đáng tin cậy tại chỗ, nó có nghĩa là nhân viên không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng vẫn có thể làm việc hiệu quả.
Với tất cả chức năng này, thật ngạc nhiên khi phát hiện ra rằng có một khía cạnh của các dịch vụ Cloud doanh nghiệp vẫn bị mất dữ liệu.
Sử dụng nền tảng Software phổ biến dưới dạng Service (SaaS), Office 365 là một ví dụ. Là một trong những công cụ Cloud nổi bật hơn, bạn sẽ cho rằng bất kỳ dữ liệu nào bị xóa trên đó vì bất kỳ lý do gì đều có thể dễ dàng được truy xuất. Nhưng bạn đã sai. Thật không may, Office 365 không bảo vệ người dùng khỏi mất dữ liệu do các cuộc tấn công nguy hiểm hoặc lỗi người dùng. Điều này đặc biệt đáng lo ngại vì một nghiên cứu được tiến hành bởi Aberdeen Group minh họa rõ ràng sự gia tăng của việc áp dụng Cloud giữa các doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của họ, 80% nói rằng một số hình thức ứng dụng SaaS hiện đang được sử dụng trong các công ty của họ. Và 32% nói rằng họ đã trải qua sự mất mát dữ liệu SaaS trong tổ chức của chính họ dưới một hình thức nào đó.
Với những suy nghĩ này, các biện pháp có thể thực hiện để giảm thiểu tính dễ bị tấn công là rất cần thiết. Bảo vệ dữ liệu của bạn – dù là từ các cuộc tấn công nguy hiểm hay sự bất cẩn của quản trị viên – đều nằm trong tay bạn. Và nó bắt đầu bằng cách biết những bước hành động nào bạn có thể thực hiện.
Với ý nghĩ đó, dưới đây là 5 cách bạn có thể tránh mất dữ liệu trong dịch vụ Cloud Office 365.
5 thủ thuật giúp ngăn chặn mất dữ liệu không mong muốn trên Office 365
1. Đảm bảo tất cả các thiết bị di động truy cập nền tảng đều an toàn
Có khả năng công ty của bạn sử dụng cả thiết bị cá nhân do công ty phát hành và cá nhân để truy cập email, danh sách liên hệ, lịch và các dữ liệu quan trọng khác. Trên thực tế, MarketsandMarkets đã khảo sát xu hướng mang theo thiết bị cá nhân (BYOD) tăng lên 50 phần trăm vào đầu năm 2018.
Với điều này, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể triển khai và tuân thủ chính sách bảo mật của công ty một cách cẩn thận. Thêm một tính năng cho phép bạn bảo mật từ xa thông tin độc quyền khỏi việc xóa hoặc tấn công độc hại là rất quan trọng do tần suất vi phạm dữ liệu xảy ra.
2. Triển khai xác thực đa yếu tố cho người dùng
Các cuộc tấn công nguy hiểm ngày nay đang ngày càng tinh vi hơn. Một mật khẩu duy nhất — ngay cả một mật khẩu sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, dấu câu và số — sẽ không đủ để giữ cho dữ liệu được lưu trữ trong Office 365 an toàn. Vì vậy tốt nhất bạn nên bật xác thực đa yếu tố để khiến cho hacker khó có thể truy cập vào tài khoản của bạn hơn.
3. Tránh chia sẻ lịch ẩn danh
Một trong những tính năng hữu ích nhất của Office 365 là khả năng chia sẻ thông tin lịch một cách dễ dàng.
Mặc dù nó có vẻ giống như một tính năng vô hại không liên quan đến vi phạm hoặc mất dữ liệu, dữ liệu chia sẻ công khai có thể tiết lộ thông tin quan trọng về doanh nghiệp của bạn khiến công ty của bạn dễ bị tấn công. Hacker có thể sử dụng lịch biểu của bạn để xác định cách thức hoạt động của công ty bạn và xác định người dùng nào dễ tấn công nhất.
4. Thiết lập các điều khiển dựa trên vai trò
Khả năng truy cập là một trong những ưu điểm chính của Office 365. Tuy nhiên để hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng. Cẩn thận xác định người dùng nào nên và không nên có quyền truy cập vào các tệp và tính năng cụ thể trong công ty của bạn. Thảo luận với từng bộ phận và phối hợp với họ để xác định ai sẽ có quyền truy cập vào những gì để giảm thiểu rò rỉ dữ liệu tiềm năng hoặc mất mát.
5. Tự động backup cho hệ thống của bạn
Office 365 vẫn chỉ dựa vào thùng rác để phục hồi dữ liệu. Nếu ai đó xâm nhập dữ liệu của bạn, vô tình làm trống thùng rác hoặc phá hủy dữ liệu độc hại, tất cả dữ liệu quan trọng của bạn sẽ biến mất vĩnh viễn. Thực hiện sao lưu dữ liệu trực tuyến sẽ đảm bảo rằng bạn có một kho lưu trữ của tất cả các dữ liệu của bạn, mà bạn có thể phục hồi nếu nhu cầu phát sinh.
Office 365 đã chứng minh là một công cụ cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay. Nhưng chịu trách nhiệm về bảo mật dữ liệu của công ty bạn có nghĩa là bạn phải nhận thức được những rủi ro bảo mật mà bạn gặp phải khi sử dụng nó. Để đảm bảo rằng bạn bảo vệ dữ liệu của mình khỏi mất dữ liệu tiềm ẩn, hãy bắt đầu với bản dùng thử miễn phí.
Hi vọng với bài viết trên các bạn có thể giúp các bạn có một số cách phòng tránh mất dữ liệu ngoài mong muốn khi sử dụng Office 365. Hãy theo dõi blog của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài viết bổ ích hơn nữa nhé!
XEM THÊM:
Tại sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng một công cụ diệt virus?
