10 mẹo giúp bạn dễ dàng quản lý G Suite

Nếu bạn là quản trị viên tài khoản của G Suite. Bạn sẽ được tận hưởng một cách quản lý hoàn toàn mới các dịch vụ của người dùng từ công nghệ đám mây. Điều này có thể đơn giản như thêm người dùng vào tài khoản, kích hoạt email cho họ và cho phép họ sử dụng dịch vụ. Ngoài ra G Suite còn cung cấp cho bạn các điều khiển bổ sung đối với dữ liệu và bảo mật. Các bạn nên tận dụng những tiện ích này. Dưới đây là một số mẹo chính giúp bạn quản lý G Suite dễ dàng hơn.

10 mẹo giúp bạn dễ dàng quản lý G Suite

1. Thêm người dùng và quản lý dịch vụ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Để cho phép mọi người trong tổ chức của bạn bắt đầu sử dụng G Suite. Bạn phải thêm họ vào tài khoản của mình. Bạn có thể thực hiện việc này từ bất kỳ máy tính nào hoặc thậm chí thiết bị di động của mình bằng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google . Trong mọi trình duyệt web, truy cập admin.google.com và đăng nhập bằng tên và mật khẩu quản trị viên của bạn. Bạn cũng sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để quản lý dịch vụ, mật khẩu của người dùng và tất cả các khía cạnh khác của tài khoản của bạn.

2. Thêm lớp bảo mật và quyền riêng tư

G Suite bao gồm nhiều tính năng bảo mật quan trọng được thiết kế để giữ cho dữ liệu bạn đặt trên các hệ thống của chúng tôi an toàn và bảo mật. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên thực hiện theo các phương pháp bảo mật tốt nhất của họ để thêm các lớp bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác minh 2 bước để tăng cường bảo mật mật khẩu và các biện pháp chống giả mạo nhằm chống lạm dụng email.

3. Kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào các tính năng và dịch vụ

Ban đầu, hầu hết các dịch vụ đều được bật cho tất cả người dùng của bạn. Nhưng bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để tắt các dịch vụ mà bạn không muốn mọi người sử dụng hoặc điều chỉnh hoạt động của các dịch vụ. Thực hiện các cài đặt tương tự cho mọi người hoặc áp dụng các chính sách cho những người dùng khác nhau . Ví dụ: bạn có thể bật Hangouts chỉ dành cho nhóm hỗ trợ của mình hoặc chỉ cho phép bộ phận Marketing chia sẻ Google Sites công khai.

4. Chuyển email doanh nghiệp của bạn sang G Suite

Khi bạn thêm 1 người dùng Gmail vào tài khoản G Suite của mình.  Họ sẽ nhận được địa chỉ email tại tên miền bạn đã cung cấp khi tạo tài khoản. Họ có thể sử dụng địa chỉ này với dịch vụ Gmail G Suite của bạn. Tuy nhiên, để có thể sử dụng dịch vụ G Suite thì họ cần phải cập nhật lại các bản ghi mà phía Google yêu cầu trên tên miền của họ. Nếu họ không cập nhật. Họ sẽ phải sử dụng email trên máy chủ cũ – máy chủ mà họ đang dùng email trước đó.

5. Sử dụng tài nguyên triển khai và đào tạo

Để giúp đảm bảo phát hành trơn tru, Google đã chuẩn bị một bộ tài nguyên phong phú để triển khai G Suite. Nó bao gồm  đào tạo trong ứng dụng cho quản trị viên và người dùng . Bạn cũng có thể gửi người dùng của mình đến trung tâm hỗ trợ G Suite để có hướng dẫn, video và mẹo nhanh cho người dùng doanh nghiệp và truy cập trang web Triển khai của họ để biết các kế hoạch phát hành, hướng dẫn kỹ thuật và mẫu để xây dựng trung tâm học tập của riêng bạn.

6. Cấp đặc quyền quản trị cho nhân viên CNTT của bạn

Bất kể quy mô tổ chức của bạn là gì. Chúng tôi khuyên bạn nên phân phối trách nhiệm quản lý người dùng và dịch vụ của bạn trong một nhóm người dùng đáng tin cậy đã chọn. Làm điều này bằng cách cấp đặc quyền của quản trị viên cho những người dùng đó. Khi quản trị viên đăng nhập vào tài khoản G Suite của họ. Họ sẽ đến Bảng điều khiển dành cho quản trị viên giống như bạn. Ngược lại, người dùng không phải là quản trị viên không nhìn thấy Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

7. Quản lý các bản phát hành tính năng cho người dùng của bạn

G Suite là 100% web. Do đó bạn và người dùng của bạn sẽ tự động nhận được các tính năng và cập nhật mới. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng theo dõi các bản phát hành sắp tới thông qua lịch hoặc blog phát hành của Google .

8. Quản lý từ xa các thiết bị di động

Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để quản lý thiết bị di động của người dùng. Thực thi các chính sách bảo mật trên hạm đội di động của bạn. Xóa từ xa các thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp và hơn thế nữa.

9. Theo dõi mức sử dụng và xu hướng

Theo dõi cách các dịch vụ riêng lẻ đang được sử dụng trên tổ chức của bạn bằng cách xem biểu đồ và báo cáo sử dụng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn. Phân tích việc sử dụng cộng tác của nhóm của bạn. Xác định các mẫu bảo mật không mong muốn và theo dõi các xu hướng khác.

10. Thêm tên miền miễn phí

Nếu tổ chức của bạn mua lại tên miền mới hoặc kinh doanh tại nhiều tên miền. Bạn có thể thêm tất cả tên miền vào tài khoản của mình mà không mất thêm chi phí. Sau đó, người dùng có thể có danh tính tại một hoặc nhiều tên miền của bạn trong khi chia sẻ các dịch vụ như là một phần của một tổ chức.

Qua bài viết này chúng tôi hy vọng các bạn có thể biết được cách để quản lý G Suite. Chúc các bạn thành công !