Gmail đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống số của hàng tỷ người trên toàn cầu. Với giao diện thân thiện, tích hợp mạnh mẽ và khả năng tùy biến cao, Gmail không chỉ là một công cụ gửi và nhận email đơn thuần. Tuy nhiên, liệu bạn đã khai thác hết tiềm năng của ứng dụng này để tối ưu hóa hiệu quả công việc và quản lý thông tin cá nhân? Hãy cùng HOSTVN khám phá 10 thủ thuật Gmail thiết yếu cho năm 2025, giúp bạn trở thành một người dùng thông thái và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Gmail Thống Trị Thị Trường Email: Tiềm Năng Vẫn Còn Bỏ Ngỏ
Theo thống kê mới nhất từ các nguồn uy tín như Statista và Litmus, Gmail tiếp tục giữ vững vị thế là dịch vụ email phổ biến nhất trên thế giới. Tính đến quý 4 năm 2024, số lượng người dùng hoạt động hàng tháng của Gmail đã vượt qua con số 1.8 tỷ người. Điều này cho thấy sự tin tưởng và mức độ phụ thuộc lớn của người dùng vào nền tảng email này.
Tuy nhiên, một khảo sát gần đây cho thấy rằng, mặc dù phần lớn người dùng sử dụng Gmail hàng ngày, nhưng chỉ có một phần nhỏ trong số đó thực sự nắm vững và tận dụng hết các tính năng nâng cao mà Gmail cung cấp. Nhiều người vẫn đang sử dụng Gmail ở mức cơ bản, bỏ lỡ những mẹo có thể giúp họ tiết kiệm thời gian, quản lý hộp thư hiệu quả hơn và bảo vệ thông tin cá nhân tốt hơn.
Trong bối cảnh số hóa ngày càng sâu rộng, việc làm chủ các công cụ như Gmail không chỉ giúp tăng năng suất cá nhân mà còn nâng cao hiệu quả giao tiếp và làm việc nhóm. Vì thế, việc trang bị cho mình những thủ thuật Gmail tiên tiến sẽ là một lợi thế lớn cho bạn.
10 Thủ Thuật Gmail Không Thể Bỏ Qua Trong Năm 2025
1. Làm chủ tính năng “Hoàn Tác Gửi” (Undo Send)
Chắc hẳn bạn đã từng rơi vào tình huống gửi nhầm một email quan trọng. Gmail cung cấp tính năng “Hoàn tác gửi” vô cùng hữu ích. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách tùy chỉnh thời gian hoàn tác để phù hợp với nhu cầu của mình.
Cách thực hiện:
- Vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) > Xem tất cả tùy chọn cài đặt.
- Vào tab Chung > Tại mục Huỷ gửi, bạn có thể chọn thời gian hủy gửi là 5, 10, 20 hoặc 30 giây.
2. Xoá sạch email quảng cáo trong Gmail
Nếu bạn thường xuyên nhận được thư quảng cáo và đau đầu vì những email này làm tăng dung lượng Gmail mà không thể xoá thủ công, mẹo “làm sạch” hộp thư đến dưới đây sẽ có ích với bạn.
Cách thực hiện:
- Gõ từ “unsubcribe” vào thanh tìm kiếm
- Chọn tất cả các email có chứa thẻ unsubcribe
- Nhấn nút Xoá để dọn dẹp hộp thư ngay lập tức
3. Sử dụng bộ lọc (Filters) và nhãn (Labels) thông minh
Hộp thư đến của bạn có đang trở nên quá tải? Bộ lọc và nhãn là “cứu tinh” giúp bạn sắp xếp và quản lý email một cách hiệu quả.
Cách thực hiện:
- Tạo bộ lọc: Nhấp vào biểu tượng ở phía góc của thanh tìm kiếm, điền các tiêu chí lọc (người gửi, người nhận, chủ đề, từ khóa, v.v.), sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc. Bạn có thể chọn các hành động tiếp theo như gắn nhãn, bỏ qua hộp thư đến, đánh dấu là quan trọng, v.v.
- Tạo nhãn: Ở thanh bên trái, nhấp vào Thêm nhãn mới, đặt tên cho nhãn và tùy chỉnh màu sắc. Bạn có thể tạo các nhãn riêng như “Công việc”, “Cá nhân”, “Du lịch”,…
Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng này để
tự động gắn nhãn quan trọng cho email từ sếp: Tạo bộ lọc với tiêu chí là địa chỉ email của sếp và hành động là “Áp dụng nhãn: Quan trọng” và “Đánh dấu là quan trọng”. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra và ưu tiên các email này.
4. Tận dụng tính năng “Gửi Theo Lịch Trình” (Scheduled Send)
Bạn muốn gửi một email chúc mừng vào đúng nửa đêm hoặc gửi một lời nhắc công việc vào sáng thứ Hai? Gmail cho phép bạn lên lịch gửi thư tự động, giúp bạn được nghỉ ngơi dù trông như đang làm việc.
Cách thực hiện: Khi soạn email xong, thay vì nhấp vào nút “Gửi”, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút “Gửi” và chọn Lên lịch gửi. Bạn có thể chọn thời gian gợi ý hoặc chọn ngày và giờ cụ thể.
5. Gửi email bảo mật
Bạn có thể biến email của mình trở nên bảo mật nếu cần gửi thông tin nhạy cảm bằng cách sử dụng chế độ Bảo mật, cho phép đặt thời hạn cho email và yêu cầu mật khẩu để truy cập.
Cách thực hiện:
- Khi soạn email mới, hãy nhấp vào biểu tượng ổ khoá để bật chế độ bảo mật.
?
- Đặt thời gian hết hạn (1 ngày, 1 tuần, 1 tháng, v.v.) và chọn có yêu cầu mật khẩu SMS hay không.
6. Sử dụng phím tắt để thao tác nhanh hơn
Gmail tích hợp rất nhiều phím tắt siêu tiện để bạn thao tác nhanh chóng mà không cần dùng chuột.
Cách thực hiện: Vào Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt > tab Chung. Cuộn xuống mục Phím tắt và chọn Phím tắt bật > Chọn Lưu thay đổi. Nhấn phím ? trên bàn phím để xem danh sách đầy đủ các phím tắt.
Một số phím tắt hữu ích bao gồm:
c: Soạn thư mớij: Di chuyển đến email cũ hơnk: Di chuyển đến email mới hơnr: Trả lờia: Trả lời tất cảf: Chuyển tiếps: Đánh dấu saoe: Lưu trữ#: Xóa
7. Kiểm tra hộp thư ngay cả khi không có mạng
Làm theo các bước đơn giản sau để bật chế độ ngoại tuyến cho Gmail:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn
- Chọn Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt > chọn Ngoại tuyến (Offline) và bật tính năng này
8. Tạo mẫu email (Template) để tiết kiệm thời gian
Các mẫu email có thể được tuỳ chỉnh để phù hợp với sở thích và quy trình làm việc của bạn để dùng lại nhiều lần. Trước khi sử dụng mẫu, bạn cần đảm bảo đã chọn bật mẫu ở mục Nâng cao của Cài đặt.
Cách thực hiện:
- Nhấn Soạn thư (Compose)
- Nhập nội dung bạn muốn lưu làm mẫu > Nhấn vào biểu tượng ba chấm (…) ở góc dưới bên phải
- Chọn Mẫu (Template)
- Chọn Lưu bản nháp thành mẫu > Lưu thành mẫu mới (Save draft as template > Save as new template)
9.Tìm kiếm thông minh với thuật toán tìm kiếm
Gmail có hệ thống thuật toán phức tạp để giúp bạn rút ngắn thời gian tìm kiếm email, thu hẹp phạm vi tìm kiếm và trả về kết quả chính xác mà bạn nên biết cách tận dụng theo các ví dụ dưới đây:
from:tennguoisendangtim@example.com: Tìm tất cả email từ địa chỉ email cụ thể này.to:diachinguoinhandangtim@example.com: Tìm tất cả email gửi đến địa chỉ email cụ thể này.subject:từ khóa trong chủ đề: Tìm tất cả email có chứa cụm từ này trong tiêu đề.filename:.docx: Tìm email có tệp đính kèm là tài liệu Word.filename:.xlsx: Tìm email có tệp đính kèm là bảng tính Excel.before:YYYY/MM/DD: Tìm email được gửi trước ngày cụ thể.is:important: Tìm tất cả email được đánh dấu là quan trọng
Một mẹo nhỏ dành cho bạn trong quá trình tìm kiếm email, nếu bạn muốn tìm kiếm một cụm từ chính xác, hãy đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: "chiến lược marketing mới".
10. Tắt thông báo phiền nhiễu với chế độ “Không làm phiền” (Do not Disturb)
Thông báo email liên tục có thể làm gián đoạn công việc của bạn. Gmail tích hợp với Google Chat và có chế độ Không làm phiền để tắt thông báo tạm thời.
Cách thực hiện:
- Vào Cài đặt > Chat và Meet.
- Kích hoạt chế độ Không làm phiền và chọn khoảng thời gian (1 giờ, 4 giờ, hoặc cả ngày).
Bạn cũng có thể tắt thông báo email qua cài đặt thông báo trên thiết bị.
Như vậy, bằng cách nắm vững và áp dụng 10 thủ thuật được đề cập trong bài viết này, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian quý báu mà còn nâng cao năng suất và bảo mật cho tài khoản Gmail của mình. Chúc các bạn thành công!
Bạn cũng có thể tham khảo thêm các dịch vụ Web Hosting, Cloud VPS, Server, Email Business do chúng tôi cung cấp hoặc xem các bài viết chia sẻ khác của chúng tôi tại đây
Liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: https://hostvn.net
- Điện thoại: 024 4455 3333 (Hà Nội) – 028 4455 3333 (HCM) – Nhánh 1
- Tổng đài miễn cước: 1800 888 939
- Email: kinhdoanh@hostvn.net
