Email doanh nghiệp là một trong những thứ rất quan trọng đại diện cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, lựa chọn nhà cung cấp nào phù hợp, uy tín là một quyết định cân não. Mỗi công việc kinh doanh lại mang một yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, có một vài chức năng cơ bản mà email doanh nghiệp nào cũng cần có. Dưới đây là 9 chức năng để tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp tuyệt vời :
Mục lục
Spam Filter – Bộ lọc thư rác
Thư rác gây tốn rất nhiều thời gian. Bạn không muốn dành thời gian quý giá của mình để đọc chúng. Đó là lý do tại sao bạn muốn một dịch vụ email mà có một hệ thống để phát hiện và lọc thư rác trong hộp thư đến.
Reliability – Độ tin cậy
Bạn cần tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín và chất lượng. Họ luôn sẵn sàng hỗ trợ khi bạn cần đến họ. Khi email vô tình xảy ra sự cố và không được xử lý kịp thời sẽ khiến khách hàng khó chịu. Chính vì vậy bạn cần một nhà cung cấp với độ tin cậy cao.
Integration – Tích hợp
Một vài nhà cung cấp dịch vụ email tích hợp rất tốt với các công cụ kinh doanh khác. Ví dụ như lịch hay các sản phẩm phù hợp. Nếu việc kinh doanh của bạn phải kết hợp nhiều các công cụ hỗ trợ khác. Thì bạn hãy cân nhắc đến một dịch vụ email có khả năng tương tác tích hợp tốt với các công cụ bạn đang sử dụng.
Security – Bảo mật
Tấn công email là một điều đã không còn quá xa lạ. Bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà người dùng tìm kiếm. Một nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phải mang lại một thiết bị mạnh mẽ để bảo mật cho tài khoản của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cần giữ cho hộp thư của mình thật an toàn bằng các giải pháp bảo mật nếu bạn không muốn bất kỳ sự truy cập bất hợp pháp nào xảy ra.
Ease of Use – Dễ sử dụng
Việc kinh doanh luôn phát triển mỗi ngày, số lượng nhân sự có thể tăng lên. Nhiều nhân viên của bạn sẽ cần tạo và sử dụng tài khoản email. Giảm thời gian đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên bằng cách lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ email dễ sử dụng sẽ rất có lợi cho bạn.
Archive Capabilities – Khả năng lưu trữ
Một nhà cung cấp dịch vụ tốt sẽ đưa ra cho bạn giải pháp lưu trữ, sắp xếp tin nhắn và tin nháp tối ưu. Đối với nhiều doanh nghiệp, chính xác và gọn gàng là những gì họ tìm kiếm.
Advanced Features – Các tính năng nâng cao
Trong email kinh doanh, những tính năng nâng cao là rất quan trọng. Có thể kể đến những tính năng như khả năng thu hồi email đã gửi. Hay tính năng tạo lịch trình hoạt động hẹn giờ trên email đều rất quan trọng. Những tính năng nâng cao nào là cần thiết phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
Reputation – Uy tín
Nhà cung cấp dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn cần phải có một danh tiếng tốt. Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn là một trong những thông tin đầu tiên khi tiếp cận với khách hàng.
Storage – Lưu trữ
Khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy lưu ý đến dung lượng lưu trữ của tài khoản. Bạn sẽ không muốn sử dụng một tài khoản có dung lượng ít hay phải liên tục nâng cấp dung lượng sử dụng.
Trên đây là 9 yếu tố để xác định một dịch vụ email doanh nghiệp như thế nào là phù hợp với bạn. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo dịch vụ Email Doanh Nghiệp tại HOSTVN với nhiều tính năng nổi bật. Dịch vụ của chúng tôi chắc chắn sẽ không làm các bạn thất vọng.
