13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite

0
706 views

G Suite ( hay tên gọi cũ là Google Apps ) là một bộ ứng dụng được Google tạo ra nhằm nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp. So với Gmail miễn phí, G Suite cho thấy được tính chuyên nghiệp trong quản lý kinh doanh với nhiều tính năng vượt trội. Dưới đây là 13 lý do tại sao bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite.

13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite1
13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite

1. Quyền sở hữu tài khoản Email

Công ty của bạn sẽ nắm quyền sở hữu Email của tất cả các nhân viên. Các nhân viên không được sở hữu chúng. Điều gì sẽ xảy ra khi có ai đó rời khỏi công ty của bạn để làm việc cho công ty đối thủ cạnh tranh hoặc tự thành lập công ty riêng cạnh tranh, nếu họ sở hữu email riêng cá nhận để khách hàng dùng liên hệ với bạn. Bạn có thể thấy rõ đây là một lỗ hổng rủi ro lớn. Với G Suite, bạn không cần phải lo về vấn đề này nữa bởi nếu có ai đó rời đi, bạn có quyền lập tức thay đổi mật khẩu của người đó và chuyển tiếp email nào của họ đến người khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lịch sử email của người đó.

2. Quyền sở hữu files dữ liệu

Với G Suite, tất cả Google Docs, Sheets hay Slides do nhân viên tạo ra đều do công ty quản lý. Google Drive cũng là một giải pháp lưu trữ đám mây tương tự như Dropbox. Bạn có thể tạo ra nội quy cho nhân viên công ty, yêu cầu họ lưu trữ tất cả các dữ liệu công việc vào Google Drive của công ty. Nếu bạn quyết định sa thải một nhân viên, bạn có vẫn có quyền truy cập vào mọi hồ sơ kinh doanh của nhân viên ấy.

3. Chia sẻ tài liệu

13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite2
13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite

Chia sẻ tài liệu với nhóm của bạn dễ dàng hơn chỉ với 1 tài khoản G Suite. Ví dụ: bạn muốn cung cấp cho tất cả nhân viên chỉ có quyền xem truy cập vào Google Docs, bạn chỉ cần thực hiện vài cú nhấp chuột, việc này giúp tăng hiệu suất và hệ thống hóa tài liệu của doanh nghiệp tập trung một nơi duy nhất.

4. Tạo địa chỉ Email theo nhóm

Bạn có thể dễ dàng gửi email tới nhiều người bằng cách thiết lập một địa chỉ đại diện nhận thông tin và chuyển tiếp đến cho cả nhóm (ví dụ: kinhdoanh@hostvn.net) hoặc với một hệ thống dịch vụ khách hàng như Zendesk, Freshdesk hoặc Salesforce. Tạo địa chỉ Email nhóm không tốn bất kỳ một chi phí nào và bạn có thể tạo bao nhiêu tài khoản tùy thích.

5. Sử dụng được nhiều bí danh email

Đối với bất kỳ người dùng G Suite nào, cũng có thể tạo ra nhiều bí danh email. Mọi bí danh đều được trỏ vào tài khoản chính. Thậm chí có thể có nhiều tên miền liên kết vớ mỗi tài khoản email.

6. Có thể sử dụng Outlook như một ứng dụng Email

Đối với nhân viên kiên định sử dụng Microsoft Outlook, Google cung cấp Google Apps Sync cho ứng dụng Microsoft Outlook. Outlook đã được sử dụng trong G Suite, giao diện web rất dễ dàng sử dụng để email linh hoạt hơn so với cài đặt và cấu hình Outlook cho mọi thiết bị mà nhân viên sử dụng. Nó hoạt động rất đơn giản, có thể vào email từ bất kỳ thiết bị bất cứ lúc nào chỉ bằng cách đăng nhập vào trình duyệt web và làm việc.

7. Nhiều khoảng lưu trữ tệp hơn

Dung lượng lưu trữ mặc định cho tài khoản Gmail miễn phí là 15GB. Đối với G Suite Basic, mỗi người dùng có dung lượng là 30GB. Ngoài ra, có thêm lựa chọn tăng dung lượng cho những người dùng vượt quá 30GB.

8. Bảo mật bổ sung với xác minh 2 bước

13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite3
13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite

G Suite có thêm một bước bảo mật quan trọng được cài đặt cho tất cả các thành viên nếu như quản trị viên thiết lập. Đó là xác minh 2 bước. Khi bạn đăng nhập tài khoản vào một máy tính không xác định, máy chủ sẽ tự động gửi 1 dãy kí tự về số điện thoại hoặc email của bạn. Điều này giúp bạn có thể truy cập một cách bảo mật và an toàn hơn.

Xác minh 2 bước đặc biệt quan trọng nếu bạn quyết định sử dụng Google Drive làm tiêu chuẩn sao lưu đám mây cho máy tính công ty hoặc laptop của bạn. Nếu nhân viên tự động sao lưu nhiều tệp tin cục bộ vào đám mây, bạn không bao giờ biết những thông tin nhạy cảm nào có thể được đồng bộ hóa.

9. Tích hợp CRM

Tại một số điểm, bạn có thể quyết định đầu tư vào một hệ thống CRM để theo dõi khách hàng tiềm năng, khách hàng, công việc và nhiều hơn nữa. Có một hệ thống CRM tương thích G Suite gọi là ProsperWorks. Các thành phần của G Suite có thể được đồng bộ với Salesforce bằng cách sử dụng Cirrus Insight.

10. Chức năng SSO cho phép đăng nhập đồng thời nhiều ứng dụng

Bạn cũng có thể thiết lập sử dụng thông tin đăng nhập G Suite để đăng nhập vào các ứng dụng kinh doanh đám mây như DocuSign, Marketo, Salesforce và Slack mà không phải nhập lại tên người dùng và mật khẩu của họ cho các ứng dụng này.

11. Giao diện người dùng được gắn thương hiệu của công ty

Thay vì có logo Google ở trên cùng bên trái màn hình của bạn, logo của công ty bạn có thể được hiển thị nổi bật trong tất cả các ứng dụng của G Suite. Điều này góp phần tăng tính nhận diện thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp với cán bộ nhân viên.

13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite4
13 Lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang sử dụng G Suite

12. Tính năng Hangout Meet

Được ra mắt vào tháng 3/2017 với tính năng gọi điện video conference cho phép các doanh nghiệp có thể hội họp trực tuyến và chia sẻ files màn hình một cách thuận tiện với chất lượng cuộc đàm thoại khá rõ nét, đây là một trong những dịch vụ Google đưa vào danh sách phục vụ cho sản phẩm G Suite , nó không thuộc phạm vi sản phẩm Gmail miễn phí.

13. Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

Với G Suite, luôn có đội ngũ hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trò chuyện. Ngoài ra Google cũng có đơn vị đối tác và đại lý đang phụ trách phát triển kinh doanh và hỗ trợ khách hàng khắp thế giới. Không có hỗ trợ đối với dịch vụ Gmail miễn phí .

Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tài khoản Gmail cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp. Bằng cách đó, mọi người gửi email đến tài khoản “cũ” hoặc tài khoản “mới” thì tất cả email sẽ xuất hiện trong hộp thư đến G Suite của bạn.

Nếu bạn muốn di chuyển email từ tài khoản Gmail sang tài khoản G Suite, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.

HOSTVN – Hiện tại đang là nhà phân phối G Suite tại Việt Nam. Để trải nghiệm dịch vụ, đăng kí và tìm hiểu thêm hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây!

 

Comment của bạn

avatar
  Subscribe  
Notify of