8 loại Email Transaction phổ biến nhất cho mọi doanh nghiệp

Email Transaction là một phần không thể thiếu trong hành trình khách hàng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng hệ thống email marketing. Các email này không chỉ giúp duy trì kết nối mà còn tạo dựng niềm tin và thể hiện sự chuyên nghiệp với khách hàng. 

Theo khảo sát từ Forbes, có tới 88% người dùng kiểm tra email hàng ngày với tỷ lệ mở email trung bình toàn cầu là 21,33% trong năm 2024, rõ ràng cho thấy email vẫn là công cụ tiếp thị tiềm năng để tiếp cận người dùng. Trong xu hướng năm 2025, email sẽ trở thành kênh truyền thông cập nhật thông tin vừa là phương thức giao tiếp với khách hàng nếu doanh nghiệp tạo ra những chiến dịch tiếp thị hiệu quả.

Trong bài viết này, HOSTVN sẽ giới thiệu 8 loại email transaction phổ biến nhất và những lưu ý trong quá trình triển khai để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

1. Email Transaction là gì?

Email Transaction (hay email giao dịch) là hình thức email được gửi tự động dựa trên một sự kiện hoặc hành động cụ thể của người dùng. Những email này không chỉ là công cụ thông báo, mà còn là cơ hội để bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tạo dấu ấn thương hiệu mà doanh nghiệp muốn khách hàng nhớ đến (chuyên nghiệp, chu đáo, trendy…)

Ví dụ: Xác nhận đơn hàng, email khôi phục mật khẩu, email cập nhật trạng thái giao hàng, mã OTP, v.v.

Email transaction khác với email marketing ở chỗ chúng phục vụ cho các mục đích khác nhau trong chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp, cụ thể:

• Email Transaction: Tập trung vào tương tác cá nhân, dựa trên hành vi thực tế của khách hàng (mua hàng, đổi mật khẩu, đăng ký dịch vụ, …).
• Email Marketing: Thường nhắm đến mục đích quảng bá và tiếp thị hàng loạt (gửi thông tin khuyến mãi, bản tin, v.v.).

Vậy lý do vì sao bạn nên bắt đầu tiếp cận với khách hàng trước với email transaction? Hãy tưởng tượng, bạn đã có những khách hàng đầu tiên và thực hiện gửi 2 loại email cho họ: Loại đầu tiên là email marketing về cập nhật bản tin, sản phẩm khuyến mại của công ty, chẳng hạn với tiêu đề “[Tên công ty] có bất ngờ lớn dành cho bạn’‘. Sau đó, email thứ hai được gửi đến với nội dung là thông tin đặt hàng cho sản phẩm/dịch vụ vừa được mua.

Câu hỏi đặt ra: Người dùng sẽ có khả năng mở và đọc qua email nào? Phần lớn khách hàng ưu tiên mở email xác nhận, không phải vì chúng thu hút hơn nên tỷ lệ mở và tương tác cao hơn, mà giải pháp gửi mail tự động thường đánh trúng vào tâm lý người tiêu dùng về tính thông tin và cấp thiết.

Điều cơ bản bạn cần phải nhớ là: Thư xác nhận đăng ký, thông tin giao hàng, đặt lại mật khẩu, hoá đơn… những email đó được xây dựng trên nền tảng của giao tiếp chính xác và sự tin tưởng khách hàng dành cho doanh nghiệp bạn.

2. Các loại Email Transaction phổ biến

Tuỳ vào hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp sẽ có các mẫu email transaction được điều chỉnh hình thức và nội dung phù hợp với mục đích gửi đi. Tuy nhiên, trước khi doanh nghiệp của bạn cố gắng quản lý 1 triệu email khác nhau hiệu quả, hãy tập trung vào 8 loại phổ biến và cần thiết dưới đây mọi doanh nghiệp nên triển khai để giữ chân khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới.

2.1. Email chào mừng

Mẫu email chào mừng và cung cấp thông tin tài khoản HOSTVN

Email chào mừng (welcome email) là email đầu tiên mà khách hàng nhận được sau khi đăng ký tài khoản, newsletter của doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản cung cấp thông tin đăng nhập, email còn thay mặt doanh nghiệp gửi lời chào chính thức tới những khách hàng mới để xây dựng mối quan hệ ban đầu với người dùng và khuyến khích tương tác tiếp theo.

Có một số cách để “biến hoá” các email chào mừng đăng ký tài khoản hữu ích hơn cho bạn:

• Hãy gửi hướng dẫn rõ ràng hoặc mẹo hữu ích về những việc cần làm tiếp theo dưới phần thông tin đăng nhập để điều hướng người dùng khám phá thêm dịch vụ
• Sử dụng từ ngữ gần gũi, thân thiện với khách hàng để tạo thiện cảm ngay từ đầu; giữ nội dung ngắn gọn và có lời kêu gọi hành động rõ ràng, như đăng nhập hoặc mua thêm sản phẩm.
• Trong quá trình đăng ký tài khoản, nếu người dùng đưa ra nhiều thông tin về họ (lĩnh vực hoạt động, họ là cá nhân hay đại diện doanh nghiệp…), hãy cá nhân hoá bằng những thông tin này để tạo thông điệp, nội dung phù hợp đến từng đối tượng khách hàng.

2.2. Email xác nhận đơn hàng

Đừng bao giờ để khách hàng của bạn phải chờ đợi quá lâu hay không nhận được phản hồi nào về đơn hàng mới tạo, bởi bất kỳ sự chậm trễ và không minh bạch nào trong khâu xử lý đặt hàng đều làm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, khiến người mua mất niềm tin vào thương hiệu.

Email thông tin đơn hàng được tạo ra để xác nhận chi tiết đơn hàng sau khi khách hàng hoàn tất mua sắm, bao gồm:

• Mã đơn hàng
• Mô tả đơn hàng (chi tiết thêm giá cả)
• Trạng thái vận chuyển (nếu có)
• Hướng dẫn thanh toán (nếu có)
• Phương thức liên hệ, hỗ trợ

Đây là những thông tin cơ bản mà khách hàng muốn biết, nhưng chưa dừng lại ở đó, bạn có thể tận dụng cơ hội này để lan toả thương hiệu hay giới thiệu về sản phẩm khác, chương trình khuyến mãi… đến người dùng mới bằng việc khéo léo cài cắm thông tin trong thư: một lời mời tham gia cộng đồng yêu công nghệ do bạn quản lý, một phiếu giảm giá “siêu hời” cho lần mua sắm tiếp theo.

2.3. Email xác nhận thanh toán

Email xác nhận thanh toán thường có giá trị tương đương như một biên lai chính thức để xác nhận rằng thanh toán của khách hàng đã được xử lý thành công, giúp khách hàng yên tâm về giao dịch.

Một mẹo nhỏ dành cho bạn giúp ghi điểm trong mắt khách hàng: Bạn có thể hoàn toàn tạo ra một trải nghiệm thanh toán tự động nếu có khách hàng cài đặt thanh toán định kỳ để gia hạn dịch vụ, hãy tạo thêm CTA gợi ý họ đến phương án thanh toán dự phòng trong trường hợp giao dịch không thành công do thẻ hết tiền/tài khoản lỗi… sẽ làm tăng đáng kể tỷ lệ thành công giao dịch.

2.4. Email cập nhật vận chuyển

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử hay các đơn vị vận chuyển, gửi email cập nhật trạng thái giao hàng là bước quan trọng tiếp theo để kéo người dùng trở lại trang web sử dụng dịch vụ.

Loại email này cũng thể hiện tính minh bạch trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp cung cấp thông tin theo dõi và thời gian dự kiến giao hàng.

Một lưu ý dành cho bạn: “thời gian là chìa khoá” – gửi email tại mốc thời gian quan trọng (ví dụ: đơn hàng đã được giao thành công) để khách hàng được cập nhật chính xác về thời gian nhận hàng, đảm bảo thông tin chính xác, và email dễ hiểu với liên kết theo dõi (nếu thời gian vận chuyển kéo dài từ 3-14 ngày).

Hiện nay, những “ông lớn” trong ngành thương mại điện tử Việt Nam như Shoppee, Lazada, Tiktok đều triển khai email cập nhật vận chuyển mang đậm dấu ấn thương hiệu. Vì vậy, tham khảo mẫu email này từ các đối thủ lớn cũng là ý tưởng hay dành cho bạn.

Shopee gợi ý người dùng bước tiếp theo cần làm khi nhận hàng để có trải nghiệm mua sắm thuận lợi

2.5. Email thông báo gia hạn

Email thông báo gia hạn được gửi tới hộp thư của khách hàng thường áp dụng cho 2 đối tượng:

• Khách hàng thử dịch vụ – có thể là 3 ngày, 7 ngày hoặc 30 ngày phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp và sắp hết hạn dùng thử. Email nên nhấn mạnh: hãy đăng ký ngay từ bây giờ để không làm gián đoạn trải nghiệm của bạn.
• Khách hàng đang sử dụng dịch vụ sắp hết hạn, email nhắc nhở gia hạn có tác dụng giữ chân người dùng, vì vậy bạn đừng quên cung cấp lợi ích của việc tiếp tục sử dụng.

Một trong các mẫu email thông báo gia hạn của HOSTVN

Những lưu ý quan trọng giúp bạn thuyết phục khách hàng thành công:

• Bất kể là đối tượng khách hàng nào, bạn cũng nên gửi kèm khuyến mãi hoặc điều hướng sang đăng ký dài hạn sao cho khách hàng được hưởng nhiều quyền lợi nhất.
• Gửi trước ngày gia hạn tối thiểu 3 ngày, bạn có thể gửi nhiều email thông báo gia hạn tương ứng với các mốc thời gian, chẳng hạn 30 ngày – 7 ngày – 1 ngày trước khi hết hạn để khách hàng không quên gia hạn dịch vụ.
• Cá nhân hóa dựa trên lịch sử sử dụng, và có CTA kêu gọi hành động rõ ràng, thể hiện tính cảnh báo và hậu quả nếu người dùng không gia hạn đúng ngày.

2.6. Email đặt lại mật khẩu

Đây là loại email đơn giản, dễ thực hiện nhất mà doanh nghiệp nào cũng cần phải sở hữu khi có khách hàng đăng ký tài khoản, chúng đơn giản tới nỗi việc bán hàng gần như là không thể.

Email này được tạo ra với mục đích duy nhất: hỗ trợ khách hàng truy cập lại tài khoản, tăng cường bảo mật bằng cách hạn chế thời gian hiệu lực của liên kết.

Bạn nên tối giản email đặt mật khẩu theo các tiêu chí:

• Giải thích lý do vì sao người dùng nhìn thấy thông báo này
• Một liên kết điều hướng sang trang thiết lập mật khẩu mới hoặc cung cấp ngay trong nội dung
• Bước tiếp theo cần làm nếu người dùng không cập nhật mật khẩu

Quan trọng là, tập trung vào sự đơn giản và thuận tiện của email cho người dùng giúp cải thiện trải nghiệm dịch vụ, bởi đây là thời điểm khách hàng cần tập trung để đăng nhập trở lại, nếu bạn tranh thủ tiếp thị trong email có thể khiến họ cảm thấy khó chịu và đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của bạn.

2.7. Email phản hồi hỗ trợ

Đây là loại email tự động được gửi khi khách hàng gửi một yêu cầu hỗ trợ, chẳng hạn như qua biểu mẫu liên hệ hoặc email trực tiếp. Email này xác nhận rằng yêu cầu của khách hàng đã được nhận, đồng thời cung cấp thông tin như thời gian phản hồi dự kiến hoặc mã vé hỗ trợ, chẳng hạn như “Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Yêu cầu của bạn đã được nhận với mã vé #12345. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ.”

Dù đây là phản hồi tự động, khi được gửi ngay lập tức sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng sẽ phần nào trấn an họ rằng doanh nghiệp đang xử lý yêu cầu. Ngoài ra, dưới nội dung phản hồi có thể bổ sung thêm phiếu đánh giá nhân viên hỗ trợ hoặc thông tin liên hệ chi tiết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt chất lượng hỗ trợ ngay tại thời điểm khách hàng phản hồi, từ đó điều chỉnh hoặc khắc phục những điểm hạn chế trong quá trình hỗ trợ.

2.8. Email khảo sát/đánh giá

Doanh nghiệp phát triển mạnh dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ, vì vậy, email khảo sát ý kiến khách hàng (feedback email) là “cây cầu” giúp doanh nghiệp thấu hiểu hơn về trải nghiệm người dùng trong khoảng thời gian nhất định, thu thập phản hồi để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ cũng như thể hiện sự quan tâm đến ý kiến của khách hàng.

Khách hàng có thể nhận được email khảo sát/đánh giá trong một số tình huống:

• Sau hoàn tất một giao dịch hoặc tương tác cụ thể: Cảm nhận về quy trình mua sắm, hỗ trợ hay bất kỳ tương tác nào với doanh nghiệp
• Sau thời gian tích cực sử dụng sản phẩm/dịch vụ: Đánh giá về mức độ hài lòng trong trải nghiệm dịch vụ
• Sau khi khách hàng xoá tài khoản: Khảo sát lý do vì sao họ rời đi

Để tăng tỷ lệ truy cập vào những thư khảo sát, bạn có thể tham khảo vài thủ thuật dưới đây:

• Gợi ý những sản phẩm “best seller” khác để kích thích khách hàng mua sắm nhiều hơn
• Sử dụng những câu hỏi ngắn để khảo sát và điều hướng khách hàng tới phiên hỗ trợ để được giải đáp trực tiếp – bởi những khách hàng có ý định rời đi (hoặc đã rời đi) cần được lắng nghe. Khuyến khích khách hàng quay trở lại bằng cách cung cấp phiếu giảm giá hoặc bản dùng thử miễn phí của sản phẩm/dịch vụ đã được nâng cấp.

3. Những lưu ý khi triển khai Email Transaction

Khi triển khai email transaction, bên cạnh việc tuân thủ các quy tắc gửi thư, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật xu hướng mới để kịp thời triển khai vào hệ thống. HOSTVN đã đúc rút từ kinh nghiệm triển khai để đưa ra một số lưu ý quan trọng cần được cân nhắc để đảm bảo hiệu quả và tính chuyên nghiệp:

• Nội dung chính xác và ngắn gọn: Đảm bảo rằng tất cả thông tin như số đơn hàng, chi tiết mua hàng, thông tin thanh toán, và thông tin theo dõi, đều chính xác và cập nhật khi có thay đổi. Ngoài ra, tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và truyền tải thông tin quan trọng nhất, giới hạn khoảng 50-70 ký tự.
• Tối ưu thiết kế trên thiết bị di động: Để nhập cuộc xu hướng tiếp thị qua email thành công, điều quan trọng nhất là đảm bảo thông tin gửi đến khách hàng hiển thị rõ ràng, tương thích với thiết bị di động, sử dụng font chữ dễ đọc và thông điệp được truyền tải ngắn gọn, thu hút thông qua nút kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng.
• Hiển thị tốt trên mọi chế độ màn hình: Hiện chưa có báo cáo chính thức nào về vấn đề người dùng ngày càng ưa chuộng màn hình tối trên các thiết bị, nhưng rõ ràng bạn nên liệt kê ý này để cải thiện thêm về màu sắc tương thích với cả chế độ sáng và tối của màn hình trông hài hoà và thu hút hơn.
• Ưu tiên tính cá nhân hoá: Không chỉ dừng lại ở việc sử dụng tên khách hàng để cá nhân hoá email, bạn có thể phân tích dựa trên thông tin khác của khách hàng để nắm được đặc điểm của từng nhóm đối tượng, từ đó điều chỉnh nội dung, sử dụng văn phong phù hợp để tăng mức độ tương tác với khách hàng.
• Ứng dụng trí tuệ nhân tạo và tự động hoá: Trí tuệ nhân tạo (AI) đang cách mạng hoá cách chúng ta tạo và quản lý email, giúp việc gửi email transaction trở nên hiệu quả và cá nhân hoá hơn. AI có thể làm tốt hầu hết quy trình, từ hỗ trợ tạo nội dung, phân tích dữ liệu khách hàng, lên lịch gửi email vào thời điểm tối ưu,… việc tự động hoá quy trình gửi email vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho bạn vừa giảm thiểu tối đa sai sót khi làm thủ công, cải thiện đáng kể tỷ lệ nhấp chuột (CTR).

Như vậy, email transaction là công cụ mạnh mẽ để tăng cường tương tác và xây dựng lòng trung thành của khách hàng. Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể sáng tạo thêm nhiều mẫu email khác để tương tác nhiều hơn với khách hàng, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và thúc đẩy doanh số.

Nếu bạn muốn triển khai hệ thống gửi email tự động đồng bộ và hiệu quả, đừng ngần ngại tham khảo ngay dịch vụ Email Transaction do HOSTVN cung cấp hoặc xem các bài viết chia sẻ khác về dịch vụ Email của chúng tôi tại đây

Liên hệ với chúng tôi qua:

• Website: https://hostvn.net
• Điện thoại: 024 4455 3333 (Hà Nội) – 028 4455 3333 (HCM) – Nhánh 1
• Tổng đài miễn cước: 1800 888 939
• Email: kinhdoanh@hostvn.net