Email Hosting là gì? Cách thiết lập email trên Domain riêng?

Bạn đang dùng email như nào? Đối với nhiều người dùng email, lưu trữ trả phí hoàn toàn không cần thiết, nhưng khi bạn có các tài liệu quan trọng như hóa đơn, danh bạ khách hàng hoặc bất kỳ thông tin nhạy cảm nào khác được lưu trữ trong email thì bảo mật là điều quan trọng. 

Email Hosting là gì? 

Email Hosting hay còn gọi dịch vụ lưu trữ email là một dịch vụ thuê các máy chủ email cho người dùng của mình với tính bảo mật cao từ các nhà cung cấp dịch vụ Hosting. 

Tại sao bạn nên thiết lập email trên tên miền riêng?

Thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng các email hosting với tên miền riêng để khẳng định thương hiệu cũng như mức độ uy tín của mình với khách hàng. 

Ngoài tính chuyên nghiệp mà việc có tên miền riêng trong email mang lại, bạn có thể dễ dàng nâng cấp lên dịch vụ lưu trữ email thay vì đặt dữ liệu của mình vào dịch vụ email miễn phí như Google hay Yahoo. Các doanh nghiệp đầu tư cho dịch vụ này để nếu trong quá trình hoạt động nếu có vấn đề gì xảy ra, cũng sẽ có đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ giải quyết. 

Có rất nhiều tình huống liên quan đến email có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp như: bị đánh cắp mật khẩu, hack email,… Bạn có thể khôi phục lại quyền truy cập vào email và các tệp liên quan một cách nhanh chóng. Tại sao? Bởi vì bạn đang trả tiền cho một dịch vụ cao cấp. 

Việc liên tục tự duy trì và hỗ trợ email hoặc dựa vào các dịch vụ nội bộ sẽ không chỉ làm tăng thêm chi phí của bạn mà còn làm tăng xác suất nhiễm vi-rút, cũng như các vấn đề về phần cứng và phần mềm. Những vấn đề như vậy có thể khiến email không hoạt động từ vài giờ đến vài ngày, đó là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn các gói lưu trữ email hiện đại.

Email Hosting trả phí không chỉ thuận lợi nếu có điều gì đó tồi tệ xảy ra, đây còn là cách dễ dàng để có được dịch vụ đáng tin cậy và hiệu quả hơn. Các tính năng sẽ phụ thuộc vào gói bạn sử dụng, tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các tính năng bổ sung, chẳng hạn như các ứng dụng đi kèm như Microsoft Office Online. 

Hosted  Email là gì? 

Hostvn cung cấp dịch vụ lưu trữ email miễn phí với các gói dịch vụ lưu trữ tên miền. Tuy nhiên, các gói này không cung cấp các tính năng giống như email cao cấp.Với các gói email cao cấp, bạn được tùy chỉnh các nền tảng email chuyên dụng, nơi máy chủ lưu trữ email của bạn có thể quản lý email được liên kết với tên miền và triển khai bất kỳ kế hoạch xác thực email nào bạn muốn. 

Không giống như webmail miễn phí, dịch vụ lưu trữ email cao cấp không có quảng cáo và bao gồm các giải pháp quản lý email có thể cách mạng hóa doanh nghiệp bằng cách cung cấp một hệ thống để quản lý tốt các email. Với các gói trả phí, bạn có thể sử dụng các công cụ bổ sung để nhắm mục tiêu phân nhóm email trong danh sách và tạo điều kiện thuận lợi cho các chiến dịch email marketing thành công. 

Sự khác nhau giữa Domain, email hosting và Web hosting

Hầu hết mọi người hay bị nhầm lẫn giữa  Domain, email hosting và web hosting vì thế chúng tôi sẽ chỉ ra đặc điểm, phân biệt chi tiết dưới đây. 

Domain Hosting

Đầu tiên bạn cần đăng ký một tên miền như tendomain.com với công ty đăng ký tên miền với địa chỉ, URL hướng mọi người đến vị trí trang web bạn muốn. Nếu bạn đang dùng domain được đăng ký bởi bên thứ 3 thì công ty đó là công ty lưu trữ tên miền của bạn. 

Thông thường tên miền và dịch vụ lưu trữ web được cung cấp dưới dạng gói từ các công ty cung ty cung cấp tên miền, email và dịch vụ lưu trữ web. 

Web Hosting

Web hosting là dịch vụ cung cấp tài nguyên máy tính như không gian máy chủ, bộ nhớ và băng thông cần thiết để các tệp trang web của bạn hoạt động trên internet. Người dùng có thể tạo và lưu trữ nội dung trang web trên máy chủ lưu trữ web để có thể xem trực tuyến thông qua trình duyệt web. 

Có rất nhiều kiểu lưu trữ khác nhau có sẵn theo từng nhu cầu của các trang web khác nhau. Các gói lưu trữ bao gồm từ lưu trữ chia sẻ với nhiều trang web dùng chung một máy chủ đến chuyên dụng, trong đó một khách hàng sử dụng toàn bộ không gian và băng thông của máy chủ. 

Email Hosting

Email hosting là dịch vụ trong đó tất cả các email và các tệp liên quan của bạn đều được lưu trữ trên một máy chủ. Khi bạn nhận được email đến địa chỉ tên miền của trang web, email sẽ được chuyển qua internet và được lưu trữ trên máy chủ người nhận. 

Tại thời điểm này, quản trị viên máy chủ sẽ xác định hành động nào cần thực hiện (trả lời hoặc bỏ qua) đến bất kỳ bộ lọc thư rác nào, yêu cầu định tuyến lại và người gửi có nằm trong bất kỳ danh sách đen nào hay không. 

Máy chủ lưu trữ email có thể là cùng một máy chủ lưu trữ nội dung trang web của bạn, máy chủ được quản lý bởi một máy chủ lưu trữ khác hoặc hai máy chủ khác nhau được quản lý bởi cùng một công ty cung cấp Hosting. 

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email có thể chỉ chuyên cung cấp các dịch vụ lưu trữ email, nhưng ngày nay, các công ty cũng thường cung cấp các email đi kèm và các gói lưu trữ web. 

Ai lưu trữ email? 

Như Hostvn đã đề cập đến khả năng lưu trữ một trang web và nhận dịch vụ lưu trữ email từ một nhà cung cấp, nhưng bạn có thể chọn các nhà cung cấp riêng lẻ để thực hiện từng nhiệm vụ.

Việc có một máy chủ email chuyên dụng cung cấp cho các doanh nghiệp nhiều không gian lưu trữ hơn, đồng nghĩa với việc sẽ ít phải xóa bất kỳ email nào hơn. 

Có thể bạn cảm thấy thoải mái khi dùng tên miền và lưu trữ với một tài khoản email có thương hiệu được thêm vào (thường là miễn phí), như của Google nhưng đôi khi bạn cũng sẽ bị mắc kẹt giữa tên miền của họ và không tạo ra sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng cao cấp. 

Theo truyền thống, các doanh nghiệp nhỏ lưu trữ web và email của họ trên cùng một máy chủ, trong khi các tổ chức lớn hơn thì phân chia giữa các máy chủ web và email chuyên dụng. Việc chia tách các dịch vụ như vậy có nghĩa là bạn cần máy chủ thư nội bộ và nhân viên CNTT, nhưng sau vài năm, nhiều doanh nghiệp đã nhận được lợi ích của dịch vụ lưu trữ email chuyên dụng bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây.

So sánh dịch vụ lưu trữ email miễn phí với trả phí

Có một số loại dịch vụ email mà một công ty lưu trữ có thể cung cấp. Giá trị của mỗi dịch vụ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Dành thời gian để đánh giá nhu cầu email của bạn ngay hôm nay và chúng có thể thay đổi như thế nào khi doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn phát triển, sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu trong tương lai. Hãy xem xét các tùy chọn có sẵn cho bạn.

Dịch vụ email lưu trữ web miễn phí

Dịch vụ email lưu trữ trên web cho phép bạn gửi và nhận thư cũng như quản lý tài khoản email thông qua webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Tài khoản email miễn phí bao gồm Gmail và Yahoo. Có rất nhiều tùy chọn lưu trữ email miễn phí mà bạn có thể đã quen thuộc: Gmail của Google, Hotmail của Microsoft, Yahoo và AOL là những cái tên quen thuộc.

Ưu điểm: 

• Miễn phí không có cam kết hoặc hợp đồng 
• Các dịch vụ email miễn phí thường bao gồm đủ dung lượng lưu trữ tệp để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân

Nhược điểm:

• Có thể có các biểu ngữ gây khó chịu hoặc quảng cáo trên / ngoài trang 
• Các biện pháp bảo mật yếu hơn 
• Trợ giúp dự phòng và các tùy chọn hỗ trợ khách hàng 
• Khách truy cập nghi ngờ tính xác thực của bạn Không gian lưu trữ đám mây ít hơn 
• Không có tên miền được cá nhân hóa (your.name@yourbusinessname.com) dẫn đến các địa chỉ email khó nhớ, dài và không có thương hiệu.

Dịch vụ lưu trữ email trả phí

Bạn không nên sử dụng dịch vụ lưu trữ email miễn phí nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào email như một yếu tố thúc đẩy doanh thu – bạn sẽ nhận được những gì bạn phải trả. Các gói lưu trữ email tiêu chuẩn và miễn phí không phải lúc nào cũng cung cấp chất lượng mà người dùng chuyên nghiệp cần. Các dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp (trả phí) có nhiều khả năng phù hợp hơn với nhu cầu của một doanh nghiệp đang phát triển.

Để mang lại trải nghiệm email tốt nhất có thể, các dịch vụ email cao cấp bao gồm các tính năng bổ sung như:

• Tên miền được cá nhân hóa. Điều này sẽ hướng tới việc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Bạn muốn giao dịch với ai hơn? Ai đó có địa chỉ email là marcey@bankrestaurant.com hoặc marcey@freemail.com. Tất nhiên, trước đây, vì người giao tiếp bằng email của công ty họ có nhiều khả năng là chính hãng hơn so với người dùng id lưu trữ email miễn phí. Chúng ta đang sống trong thời đại hiểu biết về công nghệ và mọi người luôn cảm thấy khó chịu với những thư rác 
• Thêm không gian lưu trữ
• Bộ lọc chống virus và thư rác mạnh mẽ
• Các biện pháp bảo mật phải đủ mạnh để ngăn chặn sự cố trong trường hợp mạng bị lỗi và bất kỳ thảm họa nào khác để giữ cho email an toàn và bảo mật. Với dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp, các email được bảo mật trong trung tâm dữ liệu an toàn của máy chủ. Máy chủ email luôn cập nhật các mối đe dọa bảo mật mới nhất, do đó, các giải pháp khắc phục thảm họa của họ là tối ưu.
• Không quảng cáo
• Các công cụ cộng tác đi kèm với nhiều dịch vụ email chuyên nghiệp. Trong khi email đặt ra tiêu chuẩn cho giao tiếp qua email, chức năng của nó chỉ giới hạn ở một hộp thư điện tử.. Mặt khác, các công cụ “collab” là các hệ thống chuyên biệt được tạo ra để cung cấp các dự án bằng cách trao đổi các hình thức dự án. Chúng bao gồm các tính năng như lịch dùng chung, thư mục, sổ địa chỉ, danh sách công việc,… có thể được xem, chia sẻ và chỉnh sửa giữa một nhóm người, có thể hữu ích cho các tổ chức và doanh nghiệp cộng tác trực tuyến.
• Đồng bộ hóa email trên nhiều thiết bị, thông qua webmail, điện thoại thông minh và ứng dụng email khách yêu thích (chẳng hạn như Outlook)
• Sử dụng một công ty lưu trữ bên ngoài cho phép bạn giảm chi phí. Vì các tác vụ bảo trì và quản lý cũng như các bản cập nhật khác được xử lý bên ngoài, bạn sẽ cần ít yêu cầu quản lý tại chỗ và tài nguyên phần cứng hơn.
• Các lược đồ xác thực email – lọc, sao chép và định tuyến lại 
• Quản lý thư mục và danh bạ 
• Tệp đính kèm lớn 
• Gửi thư, danh sách trắng và đen 
• Sao lưu / lưu trữ Sử dụng bí danh, bộ chuyển tiếp và trả lời tự động 
• Quy tắc thư 
• Dịch vụ IMAP / POP3

Máy chủ email: ISP, POP3, IMAP & Cloud

Dịch vụ lưu trữ ISP

Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) cung cấp máy chủ thư hoạt động cho giao tiếp email cá nhân tiêu chuẩn. Dịch vụ cơ bản này không phải để gửi hàng loạt email. Máy chủ ISP thường giới hạn số lượng email bạn có thể gửi. Bất kỳ doanh nghiệp nào đang tìm cách tối đa hóa các chiến dịch tiếp thị qua email đều có thể gặp phải vấn đề Bất kỳ ai muốn gửi một lượng email đáng kể nên nhận dịch vụ lưu trữ email của họ từ một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web hoặc một công ty lưu trữ email riêng biệt.

POP3 so với IMP

Có hai cách để nhận email: qua giao thức POP (Post Office Protocol) , hoặc POP3 và IMAP (Internet Message Access Protocol).

Trong khi POP là giao thức phổ biến nhất (các ISP quảng bá nó là phương thức mặc định và được ưa thích), IMAP được xem là cách hiệu quả nhất để xử lý email. Máy chủ lưu trữ email nhận ra rằng IMAP là một cách hợp lý hơn để sử dụng email, bất kể thực tế là nó đòi hỏi nhiều tài nguyên hơn từ phía họ.

Lưu trữ email POP3

POP3 tải email từ máy chủ thư và lưu trữ trên máy của bạn. Nó cho phép bạn đọc email của mình khi bạn không trực tuyến, nhưng một số hoặc tất cả email đã tải xuống có thể không còn trên máy chủ.

Điều này có thể dẫn đến tình huống khó hiểu cho bất kỳ ai (hầu hết chúng ta) kiểm tra email của họ từ nhiều thiết bị. Ví dụ: khi bạn gửi email từ điện thoại di động của mình, bạn có thể không xem được email đó trên máy tính bảng của mình.

Lưu trữ email IMAP

Vì ứng dụng email khách liên tục được đồng bộ hóa với máy chủ mail, nên có thể truy cập email mà không cần kết nối internet (cung cấp toàn bộ email đã được tải xuống trước khi ngắt kết nối). 

Ví dụ: nếu tôi xóa một tin nhắn khỏi chương trình email trên máy tính để bàn của mình, thì nó sẽ đồng bộ hóa với máy chủ email và tất cả các thiết bị khác của tôi (máy tính bảng, iMac,…) cập nhật bản sao đã đồng bộ hóa của chúng để phản ánh các thay đổi. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hộp thư trung tâm mà nhiều người cần truy cập hoặc bạn cần rảnh tay để kiểm tra email từ nhiều vị trí, IMAP là nơi lưu trữ email dành cho bạn.

Dịch vụ lưu trữ email trên đám mây

Trừ khi bạn đang làm việc trong một doanh nghiệp lớn, với ngân sách phù hợp, bạn gần như chắc chắn không có cơ sở hạ tầng và quy trình khắc phục thảm họa như Microsoft, Google và các nhà cung cấp email đám mây lớn khác có. Vì vậy, nếu bạn thực sự lo lắng về việc khôi phục sau thảm họa cho email của mình, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây email riêng là lựa chọn phù hợp.

Cũng như các dịch vụ dựa trên đám mây khác, lợi thế của việc sử dụng email dựa trên đám mây là hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Không cần phải thuê nhân viên CNTT chuyên quản lý các máy chủ email nội bộ hoặc bất kỳ thiết bị máy chủ vật lý nào để bảo trì. Lưu trữ đám mây là giải pháp có khả năng mở rộng cao nhất Bạn có thể mất và mất tài nguyên khi số lượng người dùng của bạn thay đổi, điều này giúp tiết kiệm chi phí.

Máy chủ đám mây luôn được cập nhật các bản vá bảo mật mới nhất và các tiến bộ công nghệ gần đây. Các lợi ích bao gồm tăng yêu cầu băng thông, chi phí tiềm năng cao hơn và yêu cầu tường lửa, trong số nhiều yêu cầu khác. Lợi ích cuối cùng cần xem xét là email tồn tại trên internet, vì vậy nếu hệ thống của bạn gặp sự cố, mọi thứ sẽ được sao lưu an toàn.

Shared Hosting so với Cloud Server Hosting

Chất lượng của dịch vụ lưu trữ email thay đổi tùy theo loại lưu trữ được chọn, nhưng chúng tôi có thể đưa ra một số khái quát. Với email được lưu trữ trên shared hosting, các tài khoản email được liên kết với một trang web thường được lưu trữ trên cùng một máy chủ với trang web. 

Thông thường, các dịch vụ email được cung cấp với dịch vụ lưu trữ email được chia sẻ hạn chế một số tính năng nhất định đối với số lượng tài khoản email được bao gồm, chẳng hạn như số lượng email đi có thể được gửi và đĩa của bạn có dung lượng hay không. Các gói lưu trữ được chia sẻ bao gồm bảo vệ chống thư rác và virus cơ bản.

Mặt khác, khi email được lưu trữ bằng các dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên nghiệp, các tài khoản có nhiều khả năng nằm trên các máy chủ email chuyên dụng. Hơn nữa, người dùng thường được cung cấp nhiều tính năng cao cấp hơn, từ các công cụ cộng tác đến các dịch vụ bảo vệ chống thư rác và virus tiên tiến hơn, dung lượng lưu trữ tệp và email lớn hơn, hỗ trợ di động đầy đủ và các điều khoản bảo mật cao hơn.

Phần mềm lưu trữ email

Chúng ta đã thảo luận về cách email được lưu trữ nhờ các giao thức và máy chủ khác nhau có sẵn, nhưng làm cách nào để chúng ta truy cập những email đó? Sự khác biệt giữa giao diện và khả năng lưu trữ email cơ bản và cao cấp là đáng chú ý.

Webmail hoặc một khách hàng lưu trữ khác nhau giữa các nhà cung cấp. Email Cpanel là một loại dịch vụ email lưu trữ web cho phép bạn gửi email và quản lý nhiều tài khoản email thông qua cổng email trực tuyến hoặc ứng dụng email, chẳng hạn như Outlook và Thunderbird thông qua các kết nối và giao thức SMTP/POP/IMAP. Dịch vụ này phù hợp cho bất kỳ ai sử dụng nhiều tài khoản email tiêu chuẩn.

Ngoài dịch vụ lưu trữ email, các dịch vụ email chuyên nghiệp có phần mềm email phong phú. Các công cụ email chuyên nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu về email và bao gồm lịch, danh bạ và lưu trữ tài liệu. Không giống như các dịch vụ miễn phí, email chuyên nghiệp bao gồm các công cụ cộng tác và quản lý tác vụ nâng cao.

Bạn có thể tạo một không gian chung trong các thư mục chia sẻ; thiết lập và kiểm soát các nhiệm vụ; tạo và quản lý lịch làm việc; giám sát sự sẵn sàng tham gia các cuộc họp / thảo luận của đồng nghiệp; chia sẻ dữ liệu; kiểm soát ai có quyền truy cập vào các tệp cụ thể; và hơn thế nữa.

Cách thiết lập email trên tên miền riêng

Chúng ta nói gì về ấn tượng đầu tiên? Chỉ trong vài giây, bạn có thể tạo ra tác động có ý nghĩa đến khách hàng và đối tác. Theo nguyên tắc chung, hãy sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh để mang lại tính hợp pháp cho doanh nghiệp của bạn, trong khi email tiêu chuẩn ( ví dụ: @gmail.com) thích hợp hơn cho nội dung cá nhân của bạn. 

Tạo một địa chỉ email tùy chỉnh tương tự như cách bạn xây dựng trang web của mình. Trước tiên, bạn cần chọn một nền tảng email để sử dụng, sau đó cài đặt nó vào miền tùy chỉnh của bạn.

Có lưu trữ email trên máy chủ riêng được không? 

Dịch vụ lưu trữ email và lưu trữ web tương tự nhau theo nghĩa không phải được tổ chức đăng ký tên miền hoặc các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của bạn lưu trữ. Email có thể được định tuyến đến các máy chủ khác nhau và việc định tuyến được xử lý bởi các mục nhập trong bản ghi DNS (Hệ thống tên miền).

Bằng cách cập nhật các bản ghi DNS, có thể hướng các loại lưu lượng khác nhau đến các máy chủ khác nhau. Ví dụ, thực hiện các mục nhập vào bản ghi CNAME sẽ tạo ra các miền phụ để định tuyến lưu lượng truy cập đến các máy chủ hoặc dịch vụ khác nhau như lịch, email và tài liệu được chia sẻ.

Nếu bạn chọn lưu trữ email của riêng mình, bạn cần một máy chủ. Tiếp theo, máy chủ của bạn một người quản lý nó, có thể người am hiểu về CNTT. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét: 

• Chi phí phần cứng
• Dung lượng mạng hạn chế
• Giới hạn lưu trữ
• Giấy phép phần mềm

Ngoài chi phí trên, đây chỉ là một vài lý do mà hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ của máy chủ email chuyên nghiệp, thay vì chạy máy chủ nội bộ của riêng họ. 

Có nhiều thách thức liên quan đến máy chủ nội bộ, bao gồm không đủ bảo mật, sao lưu không thành công, khó đồng bộ hóa tin nhắn trên nhiều thiết bị (máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại di động). Đây là những thứ có thể gây ra thiệt hại lớn cho một doanh nghiệp. May mắn thay, có rất nhiều lựa chọn thay thế có sẵn để tránh những thách thức được đề cập ở trên.

Có rất nhiều lợi ích từ việc chọn một nhà cung cấp dịch vụ email được lưu trữ thay vì tự mình quản lý nhà cung cấp dịch vụ này. Với số lượng các tùy chọn hiện có, có rất nhiều lựa chọn phù hợp cho bất kỳ quy mô kinh doanh nào. Sẽ không tốn nhiều chi phí để khởi chạy, nhưng thời gian cần thiết để thiết lập và quản lý hiệu quả bảng điều khiển là những lý do rõ ràng để đăng ký một dịch vụ, thay vì khởi chạy một máy chủ email của riêng bạn.

Với dịch vụ email được lưu trữ, bạn không cần mua bất kỳ phần cứng nào để thiết lập. Việc thiết lập dịch vụ lưu trữ email với một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ rất dễ dàng, bạn chỉ cần có trình độ tin học cơ bản và có thể thiết lập máy chủ mà không gặp nhiều khó khăn. Bạn yên tâm mọi vấn đề sẽ có nhân viên hỗ trợ bạn mọi lúc. 

Trên là các thông tin cơ bản về email hosting và cách phân biệt, sự khác nhau giữa Domain, email hosting và Web hosting, hy vọng các thông tin này sẽ hữu ích với các bạn.