Nếu duy trì bảo mật không phải là mối quan tâm đầu tiên trong mô hình kinh doanh của bạn, thì bạn đang tự mở cửa cho hacker hoành hành và đối mặt với việc mất dữ liệu. G Suite cung cấp các tính năng bảo mật để giúp bảo vệ tài khoản của nhân viên và duy trì tính toàn vẹn dữ liệu của công ty bạn. Bài viết này sẽ giải thích làm thế nào để duy trì: thiết lập bảo mật G Suite.
Cách duy trì cài đặt bảo mật của G Suite như thế nào?
Xem cài đặt người dùng
Với tư cách là quản trị viên G Suite, bạn có thể truy cập cài đặt bảo mật của người dùng để đảm bảo độ mạnh của mật khẩu tối đa và bật giao thức bảo mật xác minh hai bước. Để thực hiện việc này, bạn phải đăng nhập vào tài khoản quản trị viên và thực hiện như sau:
- Click vào người dùng.
- Trên màn hình của người dùng, bạn có thể xác minh trạng thái đăng ký xác minh hai bước. Nếu bạn không thấy cột được liệt kê cho xác minh hai bước, hãy click vào biểu tượng khác và chọn các cột được chọn để mở rộng màn hình của bạn để hiển thị bất kỳ tùy chọn bị thiếu nào.
- Chọn người dùng có cài đặt bảo mật mà bạn muốn kiểm tra.
- Click vào Security. Một lần nữa, nếu không thấy tùy chọn bảo mật, hãy chọn hiển thị thêm để tìm phần còn thiếu.
Xác minh hai bước
Nếu người dùng đã bật xác minh hai bước, bạn có thể truy cập mã xác minh dự phòng bằng cách click vào hiển thị mã xác minh dự phòng. Google đề xuất tất cả người dùng G Suite sử dụng xác minh hai bước để bảo mật tối đa. Là quản trị viên, bạn có thể tắt tính năng này nếu một nhân viên không còn quyền truy cập vào số điện thoại di động mà họ đã sử dụng để thiết lập bảo mật của họ nữa.
Để bắt đầu quá trình bắt đầu xác minh hai bước, đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị của bạn và chọn thiết lập quy trình xác minh hai bước cho tên miền của bạn. Tại thời điểm này, bạn nên thông báo cho tất cả người dùng và hướng dẫn họ cấu hình.
Tất cả người dùng phải tự xác minh hai bước theo chính sách của công ty. Sau khi họ chọn tham gia, người dùng cần điều hướng đến trang xác minh hai bước để thiết lập. Khi ở trên trang xác minh hai bước, hãy chọn Get Start.
Các bước thao tác như sau:
- Nhập email và mật khẩu được liên kết với tài khoản người dùng G Suite.
- Click vào nút bắt đầu thiết lập.
- Nhập số điện thoại di động để gửi tin nhắn văn bản chứa mã xác minh gồm sáu chữ số.
- Xác minh số điện thoại bằng cách nhập mã gồm sáu chữ số mà bạn nhận được.
- Chọn thêm máy tính hiện tại làm thiết bị đáng tin cậy. Nếu máy được sử dụng để thiết lập quy trình xác minh hai bước không phải là máy tính cá nhân của bạn, không chọn “trust this”
- Xác nhận rằng bạn muốn sử dụng xác minh hai bước.
Trừ khi máy tính là thiết bị đáng tin cậy, mỗi khi người dùng của bạn đăng nhập, họ sẽ được yêu cầu nhập mã xác minh gồm sáu chữ số. Thiết bị dùng Gmail và lịch Google có thể yêu cầu mật khẩu ứng dụng ngoài mã xác minh. Mật khẩu ứng dụng được nhập một lần và giữ nguyên đến khi người dùng cập nhật thông tin vào.
Độ mạnh mật khẩu – Cài đặt bảo mật của G Suite
Là quản trị viên G Suite, bạn có thể giúp bảo vệ tài khoản của người dùng bằng cách theo dõi và quản lý độ dài và độ mạnh của mật khẩu của họ. Đặt yêu cầu độ dài ngăn người dùng tạo mật khẩu ngắn dễ bị hack. Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị G Suite của bạn.
Thứ tự như sau:
- Trên trang tổng quan, điều hướng đến bảo mật và sau đó là cài đặt cơ bản. Nếu tùy chọn bảo mật không hiển thị trên bảng điều khiển của bạn, hãy chọn các điều khiển khác để duyệt đến các tính năng bảo mật.
- Trong phần có gắn nhãn độ mạnh mật khẩu, phải tuân thủ đặt mật khẩu theo độ dài yêu cầu. Ví dụ, phải có từ 8 đến 20 ký tự.
- Click để lưu
Cũng trong phần bảo mật của trang tổng quan, bạn có thể theo dõi mật khẩu người dùng an toàn. Điều hướng đến khu vực giám sát mật khẩu của phần bảo mật. Từ đây, bạn có thể xem biểu đồ thể hiện sức mạnh tổng thể của mật khẩu người dùng. Biểu đồ thanh này sẽ thay đổi theo thời gian tùy thuộc vào các mật khẩu phổ biến được biết là dễ bị tấn công và các yêu cầu về độ dài mật khẩu của bạn.
Giữ mật khẩu phức tạp luôn là phương án tốt nhất để chống lại hacker. Bạn cũng nên sao lưu tất cả thông tin người dùng G Suite. CloudAlly cung cấp dịch vụ sao lưu giá phải chăng cho tất cả các tài khoản G Suite của bạn.
Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã có thể thiết lập bảo mật cho mình một cách an toàn nhất để tránh khỏi tấn công từ hacker và vấn đề mất dữ liệu. Hãy like và share nếu bạn thấy bài viết có ý nghĩa nhé!
XEM THÊM:
